日志

记录与反思 2017年4月7日

已有 774 次阅读2017-4-7 07:09 | 记录、反思

记录与反思 2017年4月7日

反思的是标题日期前一天发生的事情

六、以后将做出什么行动和改变提升自己（行动改变）

· 提升点1

· 1.1先问清楚情况，了解事情的本质，抓住本质就不至于跑偏。出现偏差的原因是监控不到位，跟踪不及时，沟通不畅。

· 1.2提升迅速判断事情的本质原因，从而才能在以后的工作中进行根本的整改，否则将会是无效整改。

· 提升点2

· 2.1做规划及预算时需要谨慎再谨慎。

· 2.2将预期能收到的发票金额往后延一个月做上去，以免出现发票送不到位出现较大的偏差。

· 提升点3

· 3.1监控作用，随时监督和提醒，项目部是一个整体，采购部是合同部要经常打交道的部门，作为重要干系人进行管理。

· 3.2在mlo中建立一个提醒，在每个月上旬末（10号左右）让采购部提醒厂家早日将发票开具过来，并在第3日时再次询问和确认，在每月22日左右确认采购部的发票是否送到财务部。

· 提升点4

· 4.1院里的结算审批流程太长，签字付款程序太慢了，财务部见审批单才收发票，不够灵活。

· 4.2让相关人在OA上加强催办，尽量将签字流程时间控制在一周的时间内。

一、当时发生了什么事件、遇到了什么问题？（描述结果）

· 1.表面问题
自己成为了一个救火队员，随时都有新的紧急的事情冒出来

· 2.实际问题
做事没有抓住重点，要事第一，二象限，重要而不紧急

场景还原
昨天上午，邵师兄询问我关于3月份费用统计表与预算的设备部分为何差别那么大？我赶紧跟代春林联系，代春林也无法说清楚相关问题，最终落实到采购部的填报，是因为采购部后方未及时将发票送与财务部，导致财务在统计结算的时候无法计入3月份，这样就出现了3月份的实际与预计差别很大（挣值管理）。这些事情原本是可以避免的，需要的是细心，自己优先发现问题。让采购部催后方的人员及时送过去，随时沟通更新报表。

二、它是如何发生的？（还原经过）

· 1.我的错误假设

· 1.1事情总能够按照预想的顺利进行下去，比如采购部的人总是能按时将发票交给财务；

· 1.2别人总是能把事情办的很好，自己不需要再去跟踪；

· 1.3设备结算是采购部的事情，我不需要再操心去了解情况；

· 1.4签字流程很快，只需要约1周的时间就能搞定。

· 2.为什么会产生这个问题

· 2.1出问题是常态，不出问题是非常态；关键是学习老外，从出问题的流程中学到经验，进行改进，避免下次再次出现，成长心态和思维，学习的心态和思维。

· 2.2自己心里要有一根弦，或者列个列表，每到月底就对照着查看，还有些什么事情没有跟踪到，尽量做好规划，将事件消灭在萌芽状态，事前干预是多么重要；

· 2.3项目部本就是一个整体，是一个系统，发现问题就要解决掉问题，从给相关部门提出意见和建议，也是为了完善项目的管理水平，暴露出问题，也是好事情，可以让我们从中学到经验，避免以后出现这样的问题；特别是这种按月考核，事情是采购部的事情，但是板子是打在项目部的身上，而且最先找的就是我们合同部，这就需要我们自己提高能力，先看出问题，了解情况，尽量盯着关键人员，不出现类似情况；

· 2.4院里的管理水平链条太长，需要加强沟通，随时催办，否则领导一天太忙，可能无暇顾及。

三、当时你的情绪和感受是怎样的？（情绪感受）

· 情绪与感受1：当我从邵师兄那儿了解到我这边要分析偏差的原因时，我感觉到困惑，我一开始是没有搞清楚情况的，费用表更新是代春林在负责，应该询问代春林啊。我认为这不是个大事情，继续做自己的事情去了。

· 情绪与感受2：当我再次接到代春林电话，了解到进一步的情况后，才发现不是我们这边的原因，而是采购部那边出现了问题，我感到着急，因为下午要开会讨论，我们这边必须要给出一个说法，具体是怎么回事。

· 情绪与感受3：当我最终了解清楚情况后，看到别的人不太重视，觉得没有什么大问题，漫不经心的样子时，我觉得焦虑和生气，愤怒，焦虑是时间紧迫，我们需要尽早给别人答复，而沟通过程必须采购部经手人去尽快落实，生气和愤怒是别人没有时间观念，我又觉得时间紧迫，别人不抓紧时间，大家的思维方式总是不一样。（所以这是我看起来经常着急和生气的原因，而别人看起来跟没事儿人似的？）

· 情绪与感受4：当我被这种紧急的事情打扰时，我觉得很紧张。因为这些事情本来是在平时的时候就需要注意，跟踪处理的（监控过程没有做到位），一出现就是被催着赶紧弄出来，救火一样。

四、你当时是如何思考的？（思考过程）

#思考过程#

1.当时思考时，我考虑这件事情的目标了吗？如果考虑了，当初的目标是什么？

我当时思考时，没有考虑这件事情的目标，包括在做预算时，也没有想到为自己留一手后招（将3月份能开的发票放到4月份去）。如果考虑目标，我的目标应该是：尽量出现小的费用误差，甚至需要考虑到有些厂家不开票，从而将采购预算往后延一个月。

2.在这个目标下，我当时考虑了哪些因素？现在看，这些因素合理吗？有遗漏吗？

在这个因素下，我考虑了时间因素，成本因素、发现问题立马解决。没有考虑沟通因素，反馈和跟踪做得不够，监控过程被忽略掉了。

3.我当时为什么会这么考虑？各种因素中，哪个条件发生变化，结果可能不一样？

我当时这样考虑的原因是以前也是这样处理的，并没有出现问题，以前是一个季度考核一次，有一定的缓冲时间，现在改为月考核制度了，那基本上就没有缓冲的余地了。各个因素中，如果做到跟踪及时，多多提醒和监控，让厂家早点儿将发票开过来（比如每个月10号左右就开始催发票），那结果可能就会不一样。

4.最后的结果和我的预期之间有什么差距？为什么？

最后的结果：采购部分的当月结算值出现较大偏差；
预期的结果：预算与实际的结算差距较小；
原因：跟踪反馈，监控不到位。

五、有哪些什么外部环境？（环境因素）