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记录与反思 2017年3月27日
六、以后将做出什么行动和改变提升自己(行动改变)
· 提升点1
1. 1事情总是会以另一种方式重复出现的,但本质却是一样的,可以依靠底层思维去解决。重复出现的问题则反映了自己在某些方面的盲区,就跟玩现金流游戏一样,在同一个地方多次犯错就是这方面有不知道或者不引起重视的地方。
2. 2做事情先考虑目标和结果,再去想怎么做具体的事情,如何实施。也就是说先看清楚路,再考虑怎么下脚。如果有些事情是不确定的呢,也可以考虑先迈出一只脚,走得通后继续。
· 提升点2
1. 1风险控制点越多,则发生风险的可能性就越小。降低风险发生的概率,概率是乘积的关系,而不是简单相加的关系。
2. 2以后对于要报出去的东西,必须建立互相校核机制,增加防护措施,减小错误几率。
· 提升点3
1. 1委派!知道自己为什么这么累还得不到好了吧,因为你的努力用错了方向!你的思路就是不清楚的,对于一件事情的重点就是没有抓住,所以请改进自己的工作方式吧,不可再任何事情亲历亲为了,学着放手和委派。多想想做什么,至于怎么做,就交给下面的人去处理吧。不转变这样的观念,估计一辈子都没有什么出头之日了。
2. 2列计划,并指定分派责任人,实时跟踪和获得反馈。自己将更多的精力应用到如何推进工作,做些什么事情这样的宏观考虑上。
一、当时发生了什么事件、遇到了什么问题?(描述结果)
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1.表面问题
因为报表错误成为了救火队员,花更多的时间去处理。(二象限的事情突然转变成为了一象限)
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2.实际问题
以终为始,缺乏结果化思维
场景还原
周五将报表送到业主那儿,周六业主打电话给小代,告知有个地方错误,结算超过了100%,达到了148%。小代复查后给予解释,但对方要求周日下午去业主办公室那边沟通,是否有其余目的不去评判,但就这个事情来说,确实是因为我方报表出现错误,导致签字延迟,重新修改上报,同时因此要与之花更多的时间沟通维护。
二、它是如何发生的?(还原经过)
· 1.我的错误假设
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1. 1小代报出去的东西是没有错误的,我不需要看和校核;(当然小代是非常能干的,有时候可能是小疏忽,多个人把关更能确保准确性)
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1. 2我这边时间太忙了,没空看;(这是逃避自己的职责啊)
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1. 3即使有什么问题后,还可以在下期报表中调整和修改(有时候一个错误是可能产生连锁反应,导致后续一系列更大更多的问题)
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1. 4这只是中间结算报表,并不那么重要,重要的是完工结算报表(虽然是中间报表,但是它的作用却是掌控,其作用主要为监控,预警的作用。换个角度思考,假如发生在分包上报总包的报表上,总包也是需要控制这部分的投资情况,对超过100%,必须要重点关注。前面办集电线路升压站部分的结算的时候还真发生过超结600%而自己都没有引起注意和重视的)
· 2.为什么会产生这个问题
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1. 1校核关把控不严,我公司的标准流程就是设计-校核-审查-审定,层层把关,将风险一层层的降低,自己到总包这边后将这套流程丢掉了。
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1. 2没有将目标、结果与过程结合起来考虑。中间报表的作用并不是像自己原先想的只是个支付款项的凭据,而它实际是属于监控过程组,而非执行过程组。
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1. 3自己的责任心不太强,比如前期出现超结700%的那个结算报表,自己只是在上面签了字,而并没有细看其中有些什么值得引起注意的内容。不能只签过路字,而是要切实的层层把关,对内容进行具体的查看。
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1. 4自己没有转变成为管理者的角色。做了太多的具体的事情(当然可以说是一个学习的过程,但是这样的学习效率实在是低),而对于宏观做什么,却关注得太少,太少,难怪领导会说我思路不清,或者是抓不住重点,当你的时间都被具体的琐事所占据时,你哪儿还能抬头看前方的路呢?这出现了一种情况就是,我在办公桌前疯狂工作的时候,下属却在旁边悠闲的抢微信红包。
三、当时你的情绪和感受是怎样的?(情绪感受)
· 情绪与感受1:当我听到小代跟业主沟通时,自己心理觉得没什么大不了的,没有当回事,因为这个可以修改过来;
· 情绪与感受2:当我得知需要过去跟业主碰面沟通这个事情的时候,我觉得烦躁,比较抗拒,不想去进行沟通和交流。
· 情绪与感受3:当我跟业主正式沟通字,解释不清时,觉得很尴尬,因为自己并没有在过来之前或者路上,提前看一看究竟是出了什么问题,心理还是想的让小代解释。
· 情绪与感受4:当我跟业主沟通学到知识(中间结算过程作用是监控和预警的)时,我觉得是开心和高兴的,因为这是我知识的盲点,而这反复出现了多次,学到了后记忆深刻,经常看看反思记录的话以后是可以避免类似情况再次出现的。
四、你当时是如何思考的?(思考过程)
#思考过程#
1.当时思考时,我考虑这件事情的目标了吗?如果考虑了,当初的目标是什么?
没有,没有考虑到中间结算的目标是除了拿到钱外,还要进行监控的作用。当初的目标应该是不让这个报表出现超过100%的结算项目,并没有积极主动去查看结算比例。
2.在这个目标下,我当时考虑了哪些因素?现在看,这些因素合理吗?有遗漏吗?
考虑了人力因素,进度因素,干系人管理因素。这些因素均是合理的,自己并没有考虑流程的因素,我们做项目或者事情的流程应该是发现问题-分析问题的原因-解决问题,自己对于原因分析并没有做到位。沟通的因素,我应该亲自看一下,发现错误原因后立马修改认错,然后改进沟通流程,告知错误已经修改,能否发给你再看一下,没问题的话我们这边打印出来送监理签字后送到业主那边来替换掉?
3.我当时为什么会这么考虑?各种因素中,哪个条件发生变化,结果可能不一样?
我当时考虑的是时间紧迫,充分相信小代。这里面如果我的观念转变一下,小代是很能干,但我作为直属领导,也应该尽到自己的职责,履行校核程序,对于报出去的东西,自己也应该要进行掌握和把控。我应该亲自看一下,发现错误原因后立马修改认错,然后改进沟通流程,告知错误已经修改,能否发给你再看一下,没问题的话我们这边打印出来送监理签字后送到业主那边来替换掉?
4.最后的结果和我的预期之间有什么差距?为什么?
结果和预期的差距是:本来可以,尽快签字完成后周一周二拿到款,但是可能不得不延迟到本周末了。因为经过这一折腾,业主肯定有话说,是因为你那边的错误导致的。本可以避免的,发现了问题后,立马找小代落实清楚出现这个问题的原因,如果当知道是因为将基数加错了的话,就可以先跟业主沟通,我这边已经纠正好了错误,能否先发给你看,而不用过来耽误你的时间,再跑一遍。
五、有哪些什么外部环境?(环境因素)
外部环境为:小代与业主;监理;
沟通方式为电话及QQ沟通。
每日反思之八个习惯
1、积极主动:我们有选择的自由
越是在逆境的时候越需要积极
需要改进,自己对于报出的报表都没有进行校核
只有了解事实才有真正的积极
需要改进,比如去给业主解释超100%的原因,竟然自己不先分析下原因,不先了解事实的真相。
2、以终为始:先有目标后有行动
要让自己看到目标实现的样子,要谈论目标最终的样子
3、要事第一
保持思考想要取得的目标才能知道什么重要
学会拒绝才有时间做要事
在监理部,利用碎片化时间查看文章
但是对于工程量统计表,却是自己亲历亲为去做
拖延或者委托不重要的事情
最近几天没有进行娱乐活动,都是健康的工作
4、双赢思维
只有坦诚,才能建立双赢的基础——信任
有错误及时修改,不隐藏这个错误,实事求是,是我们这边的失误就勇于承认
不被自己的观点和直觉反应控制,才能耐心地理解对方
双赢的前提是信任,信任的前提是沟通事实、描述愿景,共同为目标努力
有问题后及时沟通,将事实描述清楚,并达成共识,大家都是为了项目的早日建成而努力
5、知彼解己:先理解别人再争取别人理解自己
只有自己先有空杯心态,悬挂假设,才能增进理解
6、协作增效——第三种选择
让别人参与到解决问题的过程中来,共同找到解决方案
专程到业主办公室,跟业主沟通,查找原因,找出解决问题的方法;
总结经验,跟小代分析问题,找到解决方案,以后互相校核。
7、不断更新
“刻意练习”理论对我的启迪就是要用新的方法训练自己,培养团队
8、请教达人、知识迁移
举一反三,就是学习、记录、思考、实践、反思、总结、链接、实践的过程
记录和反思,从一个点上发掘出自己的工作思路不对,工作方式有问题。这种自我反思的过程比别人告诉我的震撼要强烈太多。
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